Le flex-office : un complément au bureau classique

Faut-il choisir entre le flex-office et les bureaux classiques ? Pour Cushman & Wakefield, la réponse est claire : non. Le flex-office n’a pas vocation à remplacer les bureaux traditionnels, mais à les compléter intelligemment. Dans un contexte de mutation rapide des modes de travail, le flex-office se présente pour les DRH, les CPO ou encore les directeurs de la transformation, comme un levier stratégique pour faire évoluer leur organisation sans renier les fondamentaux.

Quand le bureau traditionnel ne correspond plus au quotidien des équipes

Pendant longtemps, l’immobilier d’entreprise s’est organisé autour d’un schéma fixe : des mètres carrés au sein d’un site principal, pensés pour une présence continue et homogène. Or, ce modèle atteint aujourd’hui ses limites. La généralisation du télétravail a bouleversé les habitudes, introduisant une variation importante des effectifs présents au sein des bureaux. À tel point que dans de nombreux grands groupes, des plateaux entiers restent inoccupés plusieurs jours par semaine. En outre, ces surfaces coûteuses ne se révèlent plus nécessairement alignées avec les besoins réels des équipes. Au sein d’une même entreprise, tous les métiers n’ont pas les mêmes usages de l’espace : une équipe de production juridique ne fonctionne pas comme une équipe projet digitale ou une force commerciale. Enfin, dans les organisations multi-sites ou confrontées à des fusions, des transformations, voire des relocalisations, la rigidité du modèle unique pose un vrai problème d’adaptabilité et de réactivité. Face à ces constats, une solution s’impose progressivement : repenser l’organisation spatiale de l’entreprise à travers une approche plus modulaire et adaptable. C’est là que le flex-office prend tout son sens.

Le flex-office : une brique complémentaire au modèle traditionnel

Si le flex-office séduit par sa flexibilité, le considérer comme une solution miracle à tous les défis de l’immobilier d’entreprise serait aussi simpliste que de s’en remettre exclusivement au bureau traditionnel. Le flex-office doit être pensé comme un outil parmi d’autres, à insérer dans une stratégie d’occupation globale et pensée pour s’adapter à des usages et besoins spécifiques de tout ou partie des collaborateurs. Par exemple, il se révèle particulièrement efficace pour :

• Des équipes projet, mobiles et agiles, qui n’ont pas besoin de poste fixe
• Des forces commerciales en déplacement, qui utilisent ponctuellement des espaces des réunions, des bilans, des avant-ventes…
• Des entités autonomes, comme des business units, des hubs régionaux ou des cellules d’innovation
• Des fonctions support ou RH en phase de test de nouveaux formats d’organisation
• Dans ces cas, le flex-office permet à l’entreprise de s’ajuster aux aléas de l’activité sans perturber la stabilité de son socle immobilier.

Ce que le flex-office permet et ce qu’il ne remplace pas

En tant qu’outil stratégique, le flex-office présente des avantages concrets pour les grandes entreprises, notamment celles évoluant dans les contextes urbains denses comme à Paris ou à Lyon. Parmi les avantages du flex-office à Paris, on peut citer :

• Une réduction significative des surfaces inutilisées, donc des coûts
• Une souplesse accrue, qui permet d’absorber temporairement des pics d’activité ou des réorganisations
• Un espace de test pour expérimenter des formats plus agiles avant leur généralisation Idem, les avantages du flex office à Lyon résident dans la capacité à accompagner une croissance maîtrisée ou à accueillir ponctuellement des équipes projet dans sur de nouveaux marchés stratégiques. Mais le flex-office ne remplace pas tout. Il ne convient pas à des métiers nécessitant des besoins importants de confidentialité, de concentration, d’équipements ou de stabilité (juridique, finance, production…). Il ne saurait non plus se substituer à un siège social, symbole de culture d’entreprise et point d’ancrage stratégique.

Mettre en œuvre une stratégie hybride : les clés de réussite

Si conjuguer les avantages du flex-office à ceux des bureaux classiques semble être l’alliance parfaite, cela nécessite une gouvernance claire et une vision partagée reposant sur plusieurs leviers essentiels :

• Un dialogue étroit entre la DRH et la direction immobilière
• L’usage de la donnée via des logiciels, comme Workplace Analytics, qui permettent de comprendre comment les espaces sont réellement utilisés et par qui
• Une conduite du changement active, impliquant les partenaires sociaux : passer à un modèle hybride ne se décrète pas, cela se construit avec les collaborateurs
• Une cohérence entre les sites, pour garantir une expérience homogène malgré la diversité des implantations
• Cette coordination fine est le socle d’une transformation sereine, qui évite les crispations et maximise l’impact positif du flex-office.

Flexibilité, attractivité, QVT : les bénéfices RH du flex-office

Au-delà des m² économisés, le flex-office est aussi un levier d’attractivité puissant pour les DRH. Dans un marché du travail où le recrutement et la fidélisation de talents se révèlent de plus en plus complexes, le flex-office participe pleinement à la construction d’une marque employeur moderne.

• Il offre plus de choix aux collaborateurs, ce qui renforce leur sentiment d’autonomie et leur engagement
• Il améliore l’expérience collaborateur, en proposant des espaces adaptés à des rythmes et à des usages variés
• Il réduit le stress lié à la rigidité des lieux et aux trajets inutiles
• Enfin, il renforce l’image de l’entreprise : elle est perçue comme soucieuse de ses talents et innovante dans ses pratiques Pour résumer : le flex-office est aussi un outil RH au service du bien-être, de l’agilité et de la performance collective.

Si le bureau classique n’est pas mort, il est en train de changer en migrant vers l’hybridation. C’est pourquoi, chez Cushman & Wakefield, nous accompagnons les grandes entreprises dans la construction de stratégies d’occupation hybrides, agiles et responsables. Pour nous, le flex-office ne s’oppose pas au bureau classique : il le complète, voire le renforce. Grâce à une analyse fine des usages, une expertise immobilière globale et une connaissance pointue des enjeux RH, nous vous aidons à bâtir des environnements de travail qui soutiennent vos transformations sans rupture.