Le flex-office : une option financière pertinente pour les PME

Les petites et moyennes entreprises (PME) et les scale-ups en pleine croissance doivent jongler avec des impératifs financiers souvent stricts. Parmi les décisions cruciales qu’elles doivent prendre, celle de choisir l’emplacement de leurs bureaux peut avoir un impact majeur sur leurs finances. Le flex-office, ou l’option des espaces de travail partagés et modulables au sein de centres de coworking ou de bureaux opérés, apparaît alors comme une solution attractive pour maîtriser les coûts, surtout si on applique à cette décision le concept du Total Cost of Ownership (TCO).

Qu’est-ce que le TCO appliqué à l’immobilier de bureau ?

Le TCO est une méthode d’évaluation financière qui permet de calculer l’ensemble des coûts associés à un bien ou service tout au long de son cycle de vie. Dans la location de bureaux pour une PME, cela inclut non seulement les loyers, mais aussi les charges d’exploitation, les frais d’installation, le mobilier, les équipements IT, et même les coûts indirects comme le turnover des employés ou les périodes de vacance.

Le TCO permet ainsi aux entreprises d’obtenir une vue d’ensemble du coût global d’un bureau sur le long terme. Pour une PME, cette approche est donc essentielle pour identifier tous les coûts qui peuvent peser sur la rentabilité et pour choisir la meilleure option d’acquisition de bureaux : location classique, investissement, flex-office…

Calcul du TCO d’un bureau d’entreprise : pourquoi est-ce crucial pour les PME ?

Les PME n’ont pas la même flexibilité financière que les grandes entreprises. C’est pourquoi elles ont besoin de solutions qui leur permettent de s’adapter rapidement à l’évolution de leur activité tout en optimisant leurs ressources. La croissance d’une société est imprévisible, si bien que s’engager dans des baux à long terme ou des investissements fixes dans des bureaux classiques peut devenir risqué, notamment si les effectifs fluctuent.

En appliquant le TCO à l’immobilier, les PME peuvent éviter des erreurs d’anticipation qui conduiraient à des coûts non maîtrisés. Cela permet aussi d’éviter d’engager des dépenses fixes qui seront difficiles à ajuster en cas de croissance rapide ou de ralentissement économique.

Le flex-office : un levier d’optimisation du TCO

Parmi les différents modes d’acquisition de locaux d’entreprise, le flex-office se distingue par sa flexibilité. Au lieu de s’engager sur de longs baux avec des loyers fixes, les entreprises optent pour des espaces de travail partagés et modulables, souvent avec des contrats à durée flexible. Cela représente aussi une économie directe en termes de dépenses d’investissement, car les bureaux sont déjà prêts à l’emploi, sans nécessiter de frais d’aménagement initiaux.

De plus, le flex-office permet de mutualiser les services : accueil, nettoyage, wifi, mobilier, etc. Ces services, souvent pris en charge par l’exploitant, sont inclus dans le loyer et permettent à la PME d’économiser sur des dépenses supplémentaires.

Enfin, le flex-office au sein de centres de coworking ou de bureaux opérés est une solution évolutive. Selon les besoins de l’entreprise, le nombre de postes de travail peut être ajusté en fonction de la taille de l’équipe. Cela permet de n’occuper que l’espace nécessaire, réduisant ainsi les coûts liés à des mètres carrés inutilisés. En somme :

• D’un côté, la location de bureaux classiques induit des loyers fixes, des frais d’installation, de mobilier, de gestion de l’entretien, des coûts des services externes…
• De l’autre, le flex-office propose un loyer variable selon l’occupation, des services inclus (nettoyage, internet, mobilier, etc.), une flexibilité en termes de durée d’engagement…

Deux exemples concrets de gains sur le TCO grâce au flex-office

Prenons deux exemples types : une PME de la tech en pleine croissance et un cabinet de conseil en expansion.

• Dans le premier cas, une entreprise de la tech peut bénéficier d’une flexibilité maximale en matière d’espace de travail. Par exemple, si l’effectif varie entre 20 et 50 personnes, le flex-office lui permet de ne payer que pour l’espace dont elle a réellement besoin, sans se retrouver avec des locaux vides pendant les périodes moins denses. Ce modèle est d’autant plus pertinent dans des villes à forte tension immobilière. En effet, la location d’un bureau pour les PME à Paris, notamment, peut rapidement alourdir les coûts si l’espace n’est pas optimisé.

• Dans l’autre cas, un cabinet de conseil souhaitant s’implanter dans une nouvelle ville peut s’appuyer sur le flex-office pour tester le marché sans s’exposer à un engagement immobilier rigide. Pour une entreprise parisienne en phase d’expansion, cette approche offre la possibilité de sécuriser un marché, tout en maîtrisant le coût d’un bureau de prestation de services à Lyon, à Marseille ou à Lille. En intégrant ces dépenses dans une logique de TCO, l’entreprise évite les mauvaises surprises et garde une parfaite maîtrise de ses charges.

Quelles sont les limites du flex-office ?

Bien que le flex-office présente de nombreux avantages, il ne faut pas oublier qu’il n’est pas toujours plus économique à première vue. Le coût facial, en termes de loyer par mètre carré, peut parfois être plus élevé que dans des bureaux classiques.

De plus, le flex-office présente des limitations sur la personnalisation des espaces. Une PME qui souhaite un environnement de travail très spécifique pourrait ne pas trouver cette solution entièrement adaptée. Par ailleurs, il est crucial de piloter précisément l’occupation de l’espace pour éviter de surpayer des mètres carrés non utilisés.

Quand le flex-office est-il la meilleure option ?

Le flex-office devient donc particulièrement pertinent dans des circonstances précises :

• Croissance rapide ou instable : lorsque l’entreprise ne sait pas précisément combien de personnes elle emploiera dans les mois à venir.
• Phase de transition : avant de s’engager sur un bail ferme de longue durée, le flex-office permet de tester de nouveaux environnements.
• Lancement d’une nouvelle implantation : pour tester un marché sans prendre de risques majeurs.

Accompagner les PME dans chaque étape de leur développement immobilier

Chez Cushman & Wakefield, nous aidons les PME et scale-ups à naviguer dans un environnement économique incertain. Nous croyons fermement que le flex-office est une solution agile et économique pour optimiser le TCO des bureaux d’entreprise. Cela permet aux entreprises de s’adapter rapidement à l’évolution de leur activité, tout en contrôlant leur budget et en offrant un environnement de travail de qualité à leurs collaborateurs.

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