Comment bien préparer sa visite de bureaux ?

4 choses à garder à l'esprit lors de la recherche d'un espace de bureau :

1. Espace et installations

Réfléchissez aux installations dont vous avez besoin et à l'espace nécessaire tout en tenant compte d'une croissance réaliste de votre entreprise. Vous devez éviter les bureaux trop petits ou trop grands.

Choisissez un bureau qui laisse de la place pour le mobilier, les rangements et tout autre besoin spécifique nécessaire, tout en offrant un bon nombre de prises de courant et de connecteurs. Si possible, recherchez un espace dont l'aménagement existant correspond à vos besoins.

Lors de la visite des bureaux, imaginez comment vos employés s'adapteront à l'espace. Il est important de venir préparer. Apportez un mètre ruban pour savoir si vous aurez assez de place pour les bureaux des employés et les autres meubles. Évaluez le parking et toutes les pièces supplémentaires telles que la réception, la salle de repos, la salle de conférence et les sanitaires, afin d'accueillir tous vos collaborateurs et clients dans les meilleures conditions.

2. Emplacement et accessibilité

Dans quelle mesure l'emplacement des bureaux est-il facilement accessible ? Vous devez trouver un endroit facile d'accès pour les clients et les salariés. Le bon emplacement peut avoir un impact considérable sur le calibre des clients que votre entreprise attirera, sur le montant des coûts d'exploitation quotidiens que vous aurez à supporter et sur la prospérité de votre entreprise.

Le personnel, les clients et les prospects peuvent-ils s'y rendre sans problème ? Par exemple, est-il situé juste à côté de l'autoroute ou est-il caché dans une zone où se trouvent des routes à sens unique mal entretenues ? L'emplacement est-il sûr ? L'immeuble est-il accessible aux personnes handicapées ? L'immeuble dispose-t-il de commodités adaptées à vos employés ? Par exemple, le parking est-il suffisant pour vos employés ? Tous ces éléments doivent être pris en considération tout en tenant compte de la nature de votre activité.

3. Coûts cachés

Que couvre le contrat de location ? S'agit-il d'un bail brut "full-service" ou d'un bail triple net ? Des éléments tels que les factures de services publics, le nettoyage, l'entretien et les réparations, l'assurance, les frais de déménagement, le chauffage, la ventilation et la climatisation, etc. peuvent ou non être couverts par le contrat de location, il est donc important de vérifier.

4. Disponibilité de l'infrastructure

Les besoins en infrastructure varient d'une entreprise à l'autre, et les différents espaces de bureaux offrent différents types d'infrastructure. Certains espaces de bureaux sont fournis avec des éléments tels que les services postaux, Internet, l'infrastructure informatique, etc. Ces services peuvent faire partie du forfait ou être proposés en option. Il est important de vérifier la disponibilité de l'infrastructure et des services qui répondent aux besoins de votre entreprise de manière aussi approfondie que possible.

Vous devez également vérifier la qualité et la cohérence des services rendus. Après tout, à quoi sert un service qui est constamment interrompu ou peu fiable ? Il est important que vous fassiez preuve de diligence raisonnable pour vous assurer d'en avoir pour votre argent.